Jak policzyć koszt menu na imprezę, zanim wyślesz ofertę

Żeby policzyć koszt menu na imprezę przed wysłaniem oferty, zsumuj trzy liczby: koszt jedzenia (szacowany koszt talerza × liczba gości, dla której naprawdę gotujesz), koszt pracy (godziny z planu obsady × pełna stawka godzinowa) i dodatki (korkowe, opłata za tort klienta, sprzęt audio-wideo i wszystko, co dana impreza uruchamia). Ta suma to minimalna cena, poniżej której nie schodzisz. Podziel ją przez (1 − docelowa marża) i masz najniższą cenę za osobę, którą możesz podać klientowi bez straty — zanim zacznie się rozmowa o rabacie.

Temat jest na teraz. Wigilie firmowe i kolacje dla firm na ten grudzień wycenia się właśnie w tych tygodniach, a większość lokali wysyła oferty szybciej, niż je liczy. Poniżej metoda, a potem przykład z wymyślonymi liczbami (oznaczonymi jako przykład), który pokazuje, co się dzieje, gdy z 80 gości robi się 92.

Oferta „jak rok temu” to prosta droga do straty

Najszybsza oferta to zeszłoroczny PDF z nową datą. I zarazem najdroższa. Między sezonami zmieniają się zwykle trzy rzeczy:

• Ceny produktów. Mięso, nabiał i wino drożeją o kilka procent rocznie; menu, które w zeszłym grudniu dawało 30% marży, dziś może już nie dawać.

• Koszt pracy. Rosną stawki, rośnie też udział dodatkowych osób z zewnątrz w szczytowe weekendy.

• Sama impreza. Rok temu klient miał 70 gości i własnego DJ-a. W tym roku ma 90 osób, projektor, własny tort i własne wino.

Cena za osobę nie jest cechą menu. To wynik menu plus liczby gości plus formy serwisu plus dodatków. Zmień cokolwiek z tej listy, a minimalna cena się przesuwa. Zasada jest więc prosta: żadna oferta nie wychodzi, dopóki nie ma kalkulacji dla tej konkretnej imprezy.

Krok 1: Koszt jedzenia na osobę (receptura × liczba porcji)

Zaczynasz od menu. Dla każdego dania potrzebna jest receptura z gramaturą na porcję i aktualnymi cenami zakupu. Koszt talerza to suma wszystkiego, co dostaje jeden gość — przystawka, danie główne, deser, canapé, kawa — plus niewielki zapas na straty (3–5% przy serwisie talerzowym, przy bufecie więcej).

Potem mnożysz przez liczbę porcji, które kuchnia faktycznie przygotuje. Jeśli umowa ma gwarancję liczby gości, licz na liczbę gwarantowaną, a nie na optymistyczną z pierwszego maila.

W Manage My Restaurants Events menu przypisane do wydarzenia pokazuje szacowany koszt talerza, a przewidywana i ostateczna liczba gości są przy tym samym wydarzeniu. Lista zakupów powstaje z tego menu i tej liczby, więc kuchnia zamawia na tych samych danych, na których powstała oferta.

Krok 2: Koszt pracy z planu obsady

Na koszcie pracy wykłada się większość ofert na imprezy, bo liczy się go jako „kilku kelnerów”, a nie z planu. Weź plan obsady, który naprawdę zrealizujesz:

1. Nazwij role: kelnerzy na sali, runner, manager, bar, kuchnia.

2. Przypisz godziny każdej roli, razem z przygotowaniem sali i sprzątaniem — nie tylko sam serwis.

3. Pomnóż przez pełną stawkę godzinową (wynagrodzenie plus koszty pracodawcy).

Proporcje weź z własnych zasad albo z tekstu plany obsady na 80, 100 i 150 gości: przy standardowym serwisie talerzowym punkt wyjścia to jeden kelner na 20–25 gości, a manager i bar liczeni osobno. Szczegóły w tekście ilu kelnerów na 100 gości.

Najważniejsze przy kalkulacji: koszt pracy rośnie skokowo, a nie za każdego gościa. Przejście z 80 na 84 osoby to kilka talerzy więcej. Przejście z 88 na 92 może oznaczać dodatkowego kelnera na siedem godzin. Jeśli liczysz pracę jako procent od jedzenia, tego skoku nie zobaczysz.

Krok 3: Dodatki: korkowe, tort klienta, sprzęt audio-wideo

To pozycje, przez które zyskowne menu zamienia się w imprezę na zero. Każdą licz w osobnym wierszu:

• Korkowe. Gdy klient przynosi własne wino, tracisz marżę z baru, a i tak płacisz za szkło, chłodzenie, otwieranie i nalewanie. Korkowe powinno pokryć te koszty i część utraconej marży.

• Opłata za tort klienta. Przyniesiony tort trzeba pokroić, podać, dać talerzyki i sztućce, znaleźć miejsce w chłodni i oddelegować kelnera w najgorętszym momencie wieczoru. Licz to na osobę.

• Sprzęt audio-wideo. Projektor, ekran, mikrofony, technik na czas przemówień. Wynajęty sprzęt to koszt stały; własny — czas montażu i zużycie.

• Dodatki salowe. Dodatkowe obrusy, wypożyczone stoły i krzesła ponad własny stan, szatnia, dopłata za późne zakończenie.

Koszty stałe bolą bardziej przy małych imprezach: 1600 zł za sprzęt to 20 zł na osobę przy 80 gościach, ale 40 zł przy 40.

Przykład: kiedy 12 gości więcej zjada marżę

Przykład — wymyślone liczby. Kolacja firmowa, trzy dania serwowane talerzowo, klient przynosi własne wino i tort, potrzebuje projektora i mikrofonów. Docelowa marża: 30%.

Kalkulacja przy 80 gościach

Lokal wycenia imprezę na 245 zł za osobę, czyli 19 600 zł. Marża: 31,4%. Bezpiecznie.

Ta sama impreza przy 92 gościach

Dwa tygodnie przed terminem klient potwierdza 92 osoby. Co się zmienia:

Teraz porównaj dwa sposoby zapisania oferty:

Więcej gości zrobiło imprezę mniej opłacalną w przeliczeniu na osobę, bo praca i dodatki salowe skoczyły skokowo. Cena, która przy 80 osobach była nad minimum, przy 92 jest pod nim, a ryczałt wypada dużo gorzej.

Co zrobić, zanim wyślesz ofertę

• Wyceniaj za osobę, w przedziałach: jedna cena dla 70–85 osób, inna dla 86–100.

• Wpisz termin potwierdzenia liczby gości i to, co dzieje się z ceną, gdy liczba wyjdzie poza przedział.

• Dodatki pokazuj w osobnych wierszach, żeby klient widział, że obsługa jego wina i tortu nie jest darmowa.

• Przelicz kalkulację, gdy przyjdzie ostateczna liczba gości — zanim zamkniesz listę zakupów i obsadę.

Co widzi klient, a co widzi manager

Oferta i kalkulacja to dwa różne dokumenty zbudowane z tych samych liczb.

Klient potrzebuje jasnej ceny i jasnych warunków. Manager musi wiedzieć, gdzie jest minimum i jak daleko impreza jest nad nim. Trzymaj oba dokumenty przy tym samym wydarzeniu, żeby zmiana liczby gości albo menu od razu zmieniała kalkulację — zanim ktoś zgodzi się na nią przez telefon.

Po akceptacji oferty uzgodnione menu, liczba gości i dodatki trafiają na kartę dnia. Jeśli pracujecie na BEO, czyli karcie eventu, tam jest ich miejsce; jak wygląda wypełniona karta, pokazują przykłady BEO.

Najczęstsze błędy w kalkulacji

1. Liczenie na liczbę z zapytania. W pierwszym mailu jest „około 100”. Licz realny przedział, a nie marzenie.

2. Praca jako procent od jedzenia. Ukrywa skoki kosztów na granicach przedziałów.

3. Darmowe korkowe i tort. Ktoś i tak otwiera, nalewa, kroi i podaje.

4. Pominięte godziny przygotowania i sprzątania sali. Sala sama się nie nakryje.

5. Jedna cena dla każdej liczby gości. Bez przedziałów rosnąca impreza zjada marżę.

Najczęstsze pytania

Jaki udział kosztu jedzenia w cenie menu bankietowego jest rozsądny?

Wiele lokali celuje w 25–35% ceny menu, ale traktuj to jako sprawdzian, nie metodę. Najpierw zbuduj minimum z rzeczywistych kosztów, potem zobacz, jaki procent z tego wychodzi.

Wyceniać za osobę czy ryczałtem?

Za osobę, w przedziałach — tak jest bezpieczniej. Ryczałt ma sens tylko z twardą maksymalną liczbą gości zapisaną w umowie.

Kiedy przeliczać kalkulację?

Gdy zmienia się menu, gdy liczba gości przekracza próg obsady i gdy przychodzi ostateczna gwarancja.

Najpierw ustal minimum, potem podaj cenę

Koszt talerza × liczba porcji, praca z nazwanego planu obsady, dodatki w osobnych wierszach — to jest minimum. Wyceniaj powyżej niego, w przedziałach, z terminem potwierdzenia, i licz od nowa, gdy z 80 robi się 92.

Manage My Restaurants Events to program do obsługi wydarzeń dla restauracji, obiektów i hoteli: klienci, wydarzenia, menu z szacowanym kosztem talerza, listy zakupów generowane z menu, przewidywana i ostateczna liczba gości, harmonogramy, zadania, dokumenty i szablony oraz obsada. Wypróbuj za darmo i licz kolejną ofertę na tym samym wydarzeniu, które potem poprowadzi Twój zespół.