Jest 19:30. Przy stołach siedzi 100 gości, a kuchnia jest gotowa do wydawania dania głównego. W grafiku znajduje się sześciu pracowników, więc obsada wydaje się wystarczająca.
Tyle że jedna osoba obsługuje bar. Druga szuka dwóch posiłków specjalnych. Trzecia rozmawia z klientem o zmianie harmonogramu. W najważniejszym momencie wieczoru do wydania 100 gorących talerzy pozostają trzy osoby.
Problem nie zawsze polega na tym, że zaplanowano za mało pracowników. Problemem może być założenie, że sześć osób wpisanych do grafiku oznacza sześciu kelnerów dostępnych na sali.
Ilu kelnerów rzeczywiście potrzeba na 100 gości?
Przy standardowym serwisie praktycznym punktem wyjścia jest jeden kelner na 20–25 gości. Oznacza to, że na 100 osób mogą wystarczyć cztery lub pięć osób pracujących na sali, pod warunkiem że bar, koordynacja wydarzenia i zadania pomocnicze zostały zaplanowane osobno.
Ilu kelnerów potrzeba na 100 gości? Krótka odpowiedź
Poniższe wartości należy traktować jako punkt wyjścia do planowania, a nie sztywną normę:
Rodzaj serwisu | Wyjściowy przelicznik | Obsługa sali na 100 gości | Co należy doliczyć osobno |
|---|---|---|---|
Standardowy serwis | 1 kelner na 20–25 gości | 4–5 kelnerów | Manager, bar i runner, jeśli są potrzebni |
Serwis premium lub synchroniczny | 1 kelner na 15–20 gości | 5–7 kelnerów | Manager, runnerzy i obsługa napojów |
Bufet | 1 kelner na 30–40 gości na sali | 3–4 kelnerów | Obsługa bufetu albo runnerzy |
Proste przyjęcie stojące | 1 kelner na 40–50 gości | 2–3 kelnerów | Barmani, osoby roznoszące przekąski i szatnia |
Wyższy standard serwisu zazwyczaj zmniejsza liczbę gości przypisanych do jednego kelnera. Prostsze formaty pozwalają jednej osobie obsłużyć większą liczbę uczestników, ale tylko wtedy, gdy pozostałe obowiązki zostały prawidłowo rozdzielone.
Pięciu pracowników nie zawsze oznacza pięć osób obsługujących salę
Przed obliczeniem proporcji trzeba ustalić, kogo właściwie obejmuje określenie „obsługa”.
Wyobraźmy sobie sześcioosobowy zespół:
jedna osoba pełni funkcję managera eventu,
jedna obsługuje bar,
jedna transportuje dania pomiędzy kuchnią a salą,
trzy mają przydzielone stoliki.
Na papierze zaplanowano sześciu pracowników. Podczas wydawania dania głównego tylko trzy osoby są jednak stale dostępne na sali.
Dlatego plan obsady powinien określać konkretne stanowiska i odpowiedzialność, a nie wyłącznie ogólną liczbę pracowników.
Od czego zależy potrzebna liczba kelnerów?
1. Sposób serwowania posiłków
Przy serwisie talerzowym duża liczba dań musi trafić do gości w krótkim czasie i odpowiedniej temperaturze. Bufet ogranicza liczbę talerzy noszonych do stolików, ale tworzy inne zadania: uzupełnianie potraw, wymianę zastawy, kontrolowanie stanowisk oraz sprzątanie sali.
Serwis półmiskowy może wyglądać na prostszy, ale duże naczynia trzeba wynieść, wymieniać i sprawnie usuwać ze stołów. Przyjęcie stojące może wymagać mniejszej liczby kelnerów ogólnych, chyba że przez cały czas roznoszone są przekąski lub napoje.
Ta sama liczba gości może więc oznaczać zupełnie inne obciążenie zespołu.
2. Liczba dań i harmonogram serwisu
Trzydaniowy obiad rozłożony na kilka godzin wymaga innej obsady niż pięć dań, serwis napojów, tort, kawa, późna kolacja i dodatkowy bufet.
Manager powinien wypisać wszystkie ważne etapy:
powitanie gości i welcome drink,
przystawkę,
zupę,
danie główne,
deser,
kawę i herbatę,
tort,
późną kolację,
zamknięcie baru,
wyjście gości i końcowe sprzątanie.
Najważniejsze pytanie nie brzmi: ile zadań występuje podczas całego wydarzenia? Trzeba ustalić, ile czynności musi zostać wykonanych jednocześnie.
3. Oczekiwany standard obsługi
Kameralny lunch firmowy i elegancka gala na 100 osób nie powinny mieć takiej samej obsady.
Dodatkowi pracownicy mogą być potrzebni, jeżeli oferta obejmuje:
synchroniczne podawanie dań,
indywidualny serwis wina,
regularne uzupełnianie napojów,
prezentowanie albo porcjowanie dań przy gościach,
rozbudowaną zastawę i kilka rodzajów szkła,
dedykowaną obsługę stołu VIP,
natychmiastowe sprzątanie pomiędzy kolejnymi etapami.
Im więcej indywidualnej obsługi obiekt obiecuje klientowi, tym mniejszą liczbą gości może skutecznie zajmować się jeden kelner.
4. Układ sali i zaplecza
Dwa eventy z identycznym menu i liczbą gości mogą potrzebować innej obsady ze względu na przestrzeń.
Pracochłonność wzrasta, gdy:
kuchnia albo wydawka znajduje się daleko od sali,
obsługa musi korzystać ze schodów lub windy,
goście siedzą w kilku pomieszczeniach,
wydarzenie odbywa się w plenerze,
bar jest oddalony od części restauracyjnej,
wąskie przejścia utrudniają ruch w obie strony,
zaplecze jest współdzielone z innym eventem.
Krótka droga pomiędzy kuchnią a stolikami pozwala temu samemu zespołowi działać szybciej. Trudny układ może wymagać dodatkowego runnera albo zmniejszenia sekcji przypisanych poszczególnym kelnerom.
5. Diety, alergie i szczególne potrzeby gości
Posiłki wegetariańskie, wegańskie, bezpieczne dla alergików, dziecięce oraz przygotowane dla podwykonawców również muszą znaleźć się w planie serwisu.
Zespół powinien wiedzieć:
ile posiłków specjalnych ma zostać wydanych,
gdzie siedzą konkretni goście,
w jaki sposób dania zostaną oznaczone,
kto odbierze je z kuchni,
kto potwierdzi, że trafiły do właściwych osób.
Jeżeli nikt nie odpowiada za ten element, jeden posiłek specjalny może w najbardziej intensywnym momencie zaangażować kilku pracowników.
6. Doświadczenie zespołu
Zgrana obsługa znająca obiekt, menu oraz podział odpowiedzialności zwykle poradzi sobie sprawniej niż osoby pracujące ze sobą po raz pierwszy.
Nie oznacza to jednak, że grafik powinien zakładać, iż doświadczeni pracownicy zawsze nadrobią braki kadrowe. Ich sprawność powinna tworzyć bezpieczny margines, a nie być jedynym zabezpieczeniem realizacji.
Kelnerzy nie stanowią całego zespołu eventowego
Kompletny plan obsady może obejmować kilka różnych ról.
Manager lub kierownik sali
Manager koordynuje pracę sali, kuchni, baru, podwykonawców oraz kontakt z klientem. Pilnuje harmonogramu, reaguje na zmiany i przekazuje zespołowi aktualne informacje.
Przy złożonym wydarzeniu nie powinien być liczony jako pełnoprawny kelner ze stałą sekcją. Może okresowo pomagać w serwisie, ale musi również kontrolować całość realizacji.
Kelnerzy pracujący na sali
Kelnerzy otrzymują konkretne stoliki albo sekcje. Podają dania i napoje, kontaktują się z gośćmi oraz obserwują przebieg serwisu.
Każda osoba powinna wiedzieć, za które stoliki i zadania odpowiada.
Runnerzy
Runner transportuje dania, sprzęt oraz informacje pomiędzy kuchnią a zespołem na sali. Taka osoba znacząco przyspiesza pracę, jeżeli wydawka znajduje się daleko albo kilka dań trzeba podać w krótkim czasie.
Osoby zbierające zastawę
Zbieranie talerzy, szkła i odpadów również zajmuje czas. Jeżeli nie ma osobnej osoby wspierającej, zadanie wykonują kelnerzy przed rozpoczęciem przygotowań do kolejnego etapu serwisu.
Barmani
Obsadę baru należy obliczać niezależnie od obsługi sali. Przy prostym serwisie barowym można przyjąć jako punkt wyjścia około jednego barmana na 50–75 gości.
Bar serwujący piwo i wino działa inaczej niż stanowisko, na którym każdy koktajl przygotowywany jest osobno. Intensywność zamówień podczas powitania gości może mieć większe znaczenie niż sama liczba uczestników.
Zespół przygotowujący i zamykający wydarzenie
Ustawianie stołów, przygotowanie stanowisk, przenoszenie wyposażenia i sprzątanie po wydarzeniu również są częścią pracy, nawet jeśli klienci ich nie widzą.
Pracownicy zaplanowani wyłącznie na godziny obecności gości mogą nie mieć czasu na właściwe przygotowanie sali ani jej bezpieczne zamknięcie.
Jak krok po kroku obliczyć obsadę eventu?
Krok 1. Potwierdź aktualną liczbę gości
Kalkulacja powinna opierać się na ostatniej potwierdzonej liczbie, a nie na szacunkach z pierwszego zapytania.
Przy wydarzeniu warto rozróżniać:
początkowo szacowaną frekwencję,
aktualną liczbę gości,
finalną liczbę gwarantowaną,
dodatkowe posiłki dla podwykonawców, artystów i członków ekipy.
Krok 2. Wybierz wyjściowy przelicznik
Dobierz proporcję do planowanego sposobu serwisu:
standardowy serwis: około jednego kelnera na 20–25 gości,
serwis premium: około jednego kelnera na 15–20 gości,
bufet: około jednego kelnera na 30–40 gości na sali, z osobno dodaną obsługą bufetu,
proste przyjęcie stojące: około jednego kelnera na 40–50 gości, z osobno zaplanowanym barem i roznoszeniem przekąsek.
Dla 100 gości przy standardowym serwisie:
100 ÷ 22 = 4,55
Wynik zaokrąglamy w górę, otrzymując pięciu kelnerów jako wstępne założenie.
To dopiero początek kalkulacji.
Krok 3. Znajdź najbardziej intensywne momenty
Przejrzyj harmonogram eventu i zaznacz chwile, w których kilka działów będzie potrzebowało wsparcia jednocześnie.
Przykładowo o godzinie 20:00:
kuchnia rozpoczyna wydawanie dania głównego,
goście zamawiają napoje,
trzeba dostarczyć posiłki specjalne,
ze stołów należy zebrać używane szkło,
klient prosi o przesunięcie przemówienia o 15 minut.
Plan, który sprawdza się podczas powitania gości, może przestać działać w ciągu tych kilku minut.
Krok 4. Dodaj brakujące stanowiska
Po obliczeniu liczby kelnerów pracujących na sali sprawdź, czy wydarzenie potrzebuje również:
managera,
runnera,
osoby do zbierania zastawy,
barmanów,
obsługi bufetu,
szatni,
pracowników przygotowujących i zamykających salę.
Nie należy po cichu odejmować tych osób od wyliczonej wcześniej obsady sali.
Krok 5. Przypisz osoby, obowiązki i godziny
„Zespół się tym zajmie” nie jest planem operacyjnym.
Każdy pracownik powinien mieć określone:
stanowisko,
stoliki albo strefę,
godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
zadania przygotowawcze,
obowiązki podczas wydarzenia,
zadania związane z zamknięciem,
osobę, której zgłasza zmiany i problemy.
Krok 6. Sprawdź plan na wypadek nieobecności lub opóźnienia
Spóźnienie albo nieobecność jednej osoby nie powinny uniemożliwiać przeprowadzenia całego wydarzenia.
Manager musi wiedzieć:
kto może przejąć daną sekcję,
które obowiązki można przekazać innej osobie,
do kogo można zadzwonić w sytuacji awaryjnej,
które elementy serwisu można uprościć, jeśli będzie to konieczne.
Trzy przykładowe plany obsady dla 100 gości
Poniższe przykłady pokazują sposób myślenia. Nie są sztywnymi normami dla każdego obiektu.
Przykład 1. Lunch firmowy z bufetem
Wydarzenie odbywa się w jednej sali. Goście samodzielnie nakładają jedzenie, napoje znajdują się na stanowiskach, a menu jest stosunkowo proste.
Przykładowy zespół:
trzech kelnerów odpowiedzialnych za salę i zbieranie zastawy,
jedna osoba obsługująca bufet lub transportująca potrawy,
jeden lider, który może wesprzeć serwis,
osobna obsługa baru wyłącznie wtedy, gdy napoje alkoholowe są przygotowywane indywidualnie.
Zespół operacyjny może więc obejmować od czterech do pięciu osób, nie licząc kuchni.
Przykład 2. Wesele ze standardowym serwisem
Wydarzenie obejmuje kilka serwowanych dań, osobny bar, posiłki specjalne, tort i wielogodzinny program.
Przykładowy zespół:
pięciu kelnerów na sali,
jeden manager,
jeden runner albo osoba wspierająca sprzątanie,
dwóch barmanów.
Pięć osób odpowiada bezpośrednio za stoliki, a pozostali pracownicy zajmują się koordynacją, logistyką oraz napojami. Pracowników kuchni i zmywaka oblicza się osobno.
Przykład 3. Elegancka gala
Klient oczekuje synchronicznego serwisu, kilku dań, stałego uzupełniania napojów oraz dedykowanej obsługi wybranych stolików.
Przykładowy zespół:
od pięciu do siedmiu kelnerów na sali,
jeden manager,
jeden lub dwóch runnerów,
dwóch barmanów albo większa obsada baru przy rozbudowanej karcie koktajli.
Liczba gości nadal wynosi 100, ale wyższy standard obsługi wymaga większego zespołu.
Najczęstsze błędy przy planowaniu obsady
Liczenie managera jako pełnoprawnego kelnera
Manager może pomóc przy wydawaniu dań, ale jeżeli otrzyma taką samą sekcję jak pozostali, nikt nie będzie miał możliwości kontrolowania całego wydarzenia.
Wliczanie barmanów do obsady sali
Barman należy do zespołu frontowego, ale nie może jednocześnie obsługiwać baru i przypisanych stolików.
Planowanie według średniego zamiast maksymalnego obciążenia
Większość eventów ma spokojniejsze etapy. Obsada musi jednak zabezpieczać momenty, w których nakładają się wydawanie dań, napoje, sprzątanie i prośby klienta.
Pomijanie przygotowań i zakończenia
Pracownik rozpoczynający zmianę w chwili wejścia gości nie przygotuje wcześniej całej sali. Osoba kończąca pracę o oficjalnej godzinie zakończenia eventu nie wykona również wszystkich zadań związanych z zamknięciem.
Brak aktualizacji po zmianie liczby gości
Zwiększenie frekwencji z 82 do 100 osób wpływa nie tylko na liczbę krzeseł. Może zmienić podział stolików, czas serwisu, obciążenie baru oraz liczbę posiłków specjalnych.
Opieranie planu na pamięci
Jeżeli sekcje, godziny pracy i odpowiedzialność znajdują się wyłącznie w notatkach managera albo wiadomościach, pracownicy mogą przyjechać bez wiedzy, która wersja planu jest aktualna.
Zbuduj własny standard obsady
Ogólne przeliczniki są dobrym punktem wyjścia. Jeszcze cenniejsze są dane z wydarzeń zrealizowanych we własnym obiekcie.
Po każdym evencie warto zapisać:
finalną liczbę gości,
rodzaj serwisu,
liczbę dań,
liczbę pracowników i ich role,
zaplanowane oraz rzeczywiste godziny pracy,
czas potrzebny na wydanie dania głównego,
kolejki przy barze i opóźnienia,
nadgodziny,
problemy zgłoszone przez gości lub pracowników.
Po kilku porównywalnych wydarzeniach obiekt może stworzyć własny, wiarygodny standard.
Może się okazać, że trzech kelnerów i jedna osoba obsługująca bufet wystarczają przy 100 osobach w jednej sali, ale nie przy serwowanym weselu odbywającym się w dwóch przestrzeniach.
Połącz plan pracowników z konkretnym eventem
ManageMyRestaurants.Events pozwala restauracjom, hotelom, salom weselnym, obiektom eventowym i firmom cateringowym planować pracowników w odniesieniu do konkretnego wydarzenia.
Przypisane osoby, grafiki pracy, zadania, harmonogram i dokumenty mogą pozostać połączone z eventem, zamiast funkcjonować w osobnych arkuszach i wiadomościach.
Jeżeli zmienia się liczba gości albo godzina serwisu, manager może sprawdzić plan obsady i ustalić, które zmiany oraz zakresy odpowiedzialności wymagają aktualizacji.
Aplikacja nie zastępuje doświadczenia managera. Daje mu jedno miejsce, w którym jego decyzje mogą zostać zamienione w czytelny plan dla całego zespołu.
Najczęstsze pytania
Czy czterech kelnerów wystarczy na 100 osób?
Czterech kelnerów oznacza 25 gości na jedną osobę. Taka obsada może wystarczyć przy standardowym serwisie, jeżeli zespół jest doświadczony, układ sali wygodny, a bar, koordynacja i zadania pomocnicze zostały zaplanowane osobno.
Jeżeli te same cztery osoby muszą podawać posiłki, przygotowywać napoje, sprzątać wszystkie stoliki i reagować na zmiany, podczas najintensywniejszych momentów obsada może okazać się zbyt mała.
Ilu kelnerów potrzeba na wesele na 100 osób?
Przy standardowym weselu praktycznym punktem wyjścia jest od czterech do pięciu kelnerów pracujących na sali. Dodatkowo mogą być potrzebni manager, runner, osoba wspierająca sprzątanie oraz barmani.
Wesele premium z synchronicznym podawaniem dań lub bardziej wymagającym serwisem może potrzebować od pięciu do siedmiu kelnerów na sali.
Ilu barmanów potrzeba na 100 gości?
Przy prostym serwisie piwa i wina może wystarczyć jedna lub dwie osoby. Dwóch barmanów jest praktycznym punktem wyjścia przy pełnym barze dla 100 gości.
Rozbudowana karta koktajli albo intensywny welcome drink mogą wymagać dodatkowego wsparcia.
Czy managera eventu należy liczyć jako kelnera?
Nie jako pełnoprawnego kelnera przy złożonym wydarzeniu. Manager może okresowo pomóc na sali, ale powinien pozostać dostępny do koordynowania kuchni, obsługi, baru, klienta i harmonogramu.
Czy bufet zawsze wymaga mniejszej liczby pracowników?
Bufet zazwyczaj wymaga mniejszej liczby osób przypisanych bezpośrednio do stolików. Nadal potrzebni są jednak pracownicy uzupełniający potrawy, kontrolujący stanowiska, wymieniający zastawę i sprzątający salę.
Zmniejszenie liczby kelnerów bez zaplanowania obsługi bufetu jedynie przenosi problem w inne miejsce.
Jedna liczba gości, kilka możliwych planów obsady
Przy 100 gościach od czterech do pięciu kelnerów jest praktycznym punktem wyjścia dla standardowego serwisu. Nie jest jednak automatyczną odpowiedzią odpowiednią dla każdego wydarzenia.
O właściwej obsadzie decyduje to, co zespół musi wykonać, kiedy poszczególne zadania się nakładają i ile osób będzie faktycznie dostępnych na sali w najbardziej intensywnym momencie.
Dobrze zaplanowany event nie ma „pięciu osób gdzieś w grafiku”. Ma konkretnych pracowników, określone role, realistyczne godziny pracy i wspólną dla całego zespołu kolejność działań.
ManageMyRestaurants.Events jest już dostępne online. Załóż konto i zaplanuj pracowników, zadania oraz harmonogram kolejnego wydarzenia w jednym połączonym systemie.