W skrócie: dział gastronomii hotelu może poprowadzić cały bankiet przy jednej imprezie w Manage My Restaurants Events, od pierwszego maila organizatora do rozliczenia następnego dnia.
Przygotowanie. Dział sprzedaży zapisuje organizatora jako klienta i zakłada bankiet ze wstępną liczbą gości. Menu bankietowe z wariantami dietetycznymi daje szacunkowy koszt porcji i listę zakupów dla kuchni.
Realizacja. W przebiegu imprezy jest przestawienie sali i cały serwis, a organizator dostaje link do harmonogramu. Zadania na tablicy obejmują przygotowanie sali, a w zmianach rozpisujesz zespół bankietowy.
Dokumenty. Potwierdzenie ustaleń dla organizatora i kartę dla kuchni bankietowej robisz z własnych szablonów dokumentów, wypełnianych danymi imprezy i klienta, w układzie dla gościa i w układzie dla kuchni, gotowych do pobrania lub wydrukowania jako PDF. Razem z przebiegiem imprezy to Twoja karta imprezy w stylu BEO (Banquet Event Order), bez przepisywania.
Poniżej jeden przykładowy bankiet, od zapytania do rozliczenia. Jeśli organizujesz imprezy w restauracji, a nie w hotelu, bliżej Ci będzie do przykładu firmówki na 60 osób.
Przykładowy bankiet (wymyślony na potrzeby tekstu): uroczysta kolacja na 120 osób na zakończenie dwudniowej konferencji regionalnego towarzystwa lekarskiego w hotelu w centrum miasta. Do 16:30 w sali bankietowej trwają wykłady, potem salę trzeba przestawić na kolację. Kolacja serwowana z trzech dań, 10-minutowe przemówienie prezesa towarzystwa, koniec o 23:30. Następnego dnia o 6:30 ta sama kuchnia wydaje śniadanie dla gości hotelowych. Wszystkie kwoty są przykładowe, netto.
Krok 1: zapytanie o bankiet zamienia się w klienta i imprezę
Osiem tygodni przed terminem organizatorka konferencji pisze do działu sprzedaży hotelu: „Kolacja na zakończenie, około 120 osób, serwowana, krótkie przemówienie prezesa, w sali bankietowej zaraz po ostatnim wykładzie”.
Koordynatorka imprez, która ma w aplikacji konto managera, robi dwie rzeczy:
Zapisuje klienta. Towarzystwo trafia do bazy jako klient, a organizatorka jako osoba kontaktowa. Przy przyszłorocznej konferencji zaczynasz od zapisanego klienta, bo w karcie klienta widać jego wcześniejsze imprezy.
Zakłada imprezę przy tym kliencie: data, sala bankietowa i wstępna liczba gości: 120. Ostateczna liczba trafi później do osobnego pola, więc nikt nie pomyli liczby z zapytania z liczbą gwarantowaną.
W wielu hotelach zapytanie przyjmuje sprzedaż, a bankiet realizuje dział gastronomii. Tutaj obie strony pracują na tej samej imprezie: koordynatorka ją zakłada, a kierownik gastronomii i szef kuchni bankietowej dalej ją planują.
Krok 2: menu bankietowe z dietami i kosztem porcji
Szef kuchni bankietowej układa menu: przystawka z buraka z kozim serem, policzki wołowe jako danie główne w wersji standardowej, wegetariańskiej, wegańskiej i bezglutenowej oraz deser. Przy każdym daniu wpisuje szacunkowy koszt porcji. Danie główne wychodzi 40 zł, całe menu około 115 zł na osobę. Widzisz więc, czy proponowane 340 zł za osobę ma sens, zanim wyślesz ofertę: jedzenie to mniej więcej jedna trzecia ceny. Jak to policzyć, opisujemy w tekście Jak policzyć koszt menu na imprezę.
Trzy tygodnie przed bankietem organizatorka przysyła diety: 14 osób wegetariańskich, 4 wegańskie i 3 bezglutenowe. Wszystkie trzy diety są już w wersjach dań w menu. Jedna z osób na diecie bezglutenowej ma celiakię, więc koordynatorka dodaje notatkę przy imprezie (nie przy daniu) z jej nazwiskiem i numerem stołu, żeby szef kuchni i kierownik sali wiedzieli, kto dostaje ten talerz.
Z menu aplikacja generuje listę zakupów na ten bankiet. W hotelu, gdzie ta sama kuchnia obsługuje restaurację i bufet śniadaniowy, lista policzona pod jedną imprezę pozwala oddzielić zamówienie na bankiet od reszty. Gdy zmienia się liczba gości, lista nie aktualizuje się automatycznie: listę zakupów trzeba odświeżyć ręcznie. To ważne w kroku 6.
Do imprezy hotel dopisuje też usługi dodatkowe i koszty restauracji: wynajem sali, nagłośnienie do przemówienia i bar do późna. Usługi dodatkowe wchodzą do wyliczenia kosztu imprezy razem z menu.
Krok 3: przebieg bankietu razem z przestawieniem sali
Kierownik gastronomii układa przebieg imprezy od godziny zakończenia. Największe ryzyko w hotelu to przestawienie sali: 90 minut między ostatnim wykładem a salą gotową na kolację.
Godzina | Co się dzieje |
|---|---|
16:30 | Koniec ostatniego wykładu, uczestnicy wychodzą z sali |
16:45 | Przestawienie sali: z ustawienia teatralnego na 12 okrągłych stołów po 10 osób, obrusy, nakrycia |
18:15 | Sala gotowa, próba mikrofonu przed przemówieniem |
18:30 | Odprawa zespołu: diety, talerze bezglutenowe, godziny wydawania dań |
19:00 | Napój powitalny w foyer |
19:30 | Goście przy stołach, przystawka |
20:10 | Przemówienie prezesa (10 min). Danie główne czeka na wydawce, aż się skończy |
20:25 | Danie główne |
21:30 | Deser i kawa |
23:00 | Zamknięcie baru |
23:30 | Goście wychodzą, zaczyna się sprzątanie sali |
00:30 | Sala pusta, kuchnia bankietowa zamknięta |
Przestawienie sali ma w przebiegu własny punkt i godzinę, więc planujesz je i obsadzasz jak każdy inny etap. Więcej gotowych układów znajdziesz w tekście Przykładowe harmonogramy imprezy.
Organizatorka dostaje link do harmonogramu dla klienta, więc godziny przestawienia sali i serwisu widzi u siebie, bez dopytywania mailem.
Krok 4: zadania i zmiany dla zespołu bankietowego
Kierownik gastronomii dodaje do imprezy zadania, które widzi na tablicach w kalendarzu i w układzie Kanban:
„Sala: 12 stołów po 10 osób gotowe do 18:15” dla kierownika sali,
„Talerze bezglutenowe: osobne stanowisko, potwierdzić na odprawie o 18:30” dla kucharza,
„Napój powitalny w foyer gotowy do 18:50” dla baru.
Potem zmiany. Przy 112–120 gościach i kolacji serwowanej zespół w tym przykładzie to kierownik sali, sześciu kelnerów, dwóch runnerów i dwóch barmanów, a w kuchni bankietowej trzech kucharzy i dwie osoby na zmywaku. Jak policzyć obsadę u siebie, podpowie tekst Plany obsady na 80, 100 i 150 gości.
Jedna hotelowa rzecz do sprawdzenia, zanim zatwierdzisz zmiany zamykające: kuchnia bankietowa kończy o 00:30, a śniadanie zaczyna się o 6:30. Upewnij się, że kucharze, którzy zamykają bankiet, nie otwierają rano śniadania.
Role biurowe, czyli właściciel i manager, dostają osoby, które planują: koordynatorka imprez, kierownik gastronomii i szef kuchni bankietowej. Kelnerzy, runnerzy i barmani to pracownicy. Pracownik nie zakłada imprez. Do bankietu dociera ze swojej zmiany albo z zadania na tablicy.
Krok 5: potwierdzenie dla organizatora i karta dla kuchni bankietowej
Hotel raz przygotował dwa szablony dokumentów:
potwierdzenie ustaleń w układzie dla gościa, dla organizatorki,
kartę dla kuchni bankietowej w układzie dla kuchni, dla szefa kuchni i wydawki.
Oba szablony wypełniają się danymi imprezy i klienta: nazwą towarzystwa, datą, salą i liczbą gości. Potwierdzenie zawiera menu, godziny, cenę za osobę i zasady podawania ostatecznej liczby gości. Karta dla kuchni zawiera dania, liczby porcji dietetycznych i godziny. Dane są te same, układ inny. Oba dokumenty możesz pobrać lub wydrukować jako PDF: potwierdzenie idzie do organizatorki, a karta wisi na wydawce. Co zwykle zawiera wypełniona karta bankietu, zobaczysz w tekście Przykłady BEO: bankiet, wesele, firmówka.
Krok 6: ostateczna liczba gości 72 godziny przed bankietem
W potwierdzeniu jest zapisane, że ostateczną liczbę gości organizator podaje 72 godziny przed bankietem i że to liczba gwarantowana: hotel rozlicza ją nawet wtedy, gdy przyjdzie mniej osób. Jeśli to pojęcie jest nowe dla Twojego zespołu, zajrzyj do tekstu Co to jest gwarancja liczby gości.
We wtorek w południe organizatorka potwierdza 112 osób: 91 standardowych, 14 wegetariańskich, 4 wegańskie, 3 bezglutenowe. Manager wpisuje 112 jako ostateczną liczbę gości, poprawia menu pod ostateczne diety i ręcznie odświeża listę zakupów, bo sama się nie zmieni po zmianie liczby gości. Kartę dla kuchni wypełniasz jeszcze raz, żeby wydawka pracowała na właściwych liczbach.
Krok 7: wieczór bankietu, wszystko zgodnie z ustaleniami
Szef kuchni bankietowej i kierownik gastronomii pracują na karcie dla kuchni i przebiegu imprezy. Pracownicy docierają do bankietu ze swojej zmiany albo zadania. O 18:10 sala jest gotowa, przed terminem z zadania (18:15), a kierownik sali oznacza zadanie jako zrobione na tablicy.
O 20:05 prezes prosi o dziesięć minut zwłoki przed przemówieniem. Kierownik gastronomii przesuwa w przebiegu imprezy przemówienie na 20:20, a danie główne na 20:35, a kierownik sali przekazuje to na wydawkę. Plan imprezy zgadza się z tym, co dzieje się na sali.
Krok 8: rozliczenie bankietu następnego dnia
Rozliczenie to trzy kroki:
Podsumowanie z Twojego szablonu. Zawiera liczbę gwarantowaną i uzgodnioną cenę. Przykład: 112 osób × 340 zł = 38 080 zł netto. Przyszło 109 osób, obowiązuje gwarancja.
Sprawdzenie strony kuchni. Przy około 115 zł za talerz 112 osób to około 12 880 zł za jedzenie, więc widzisz, ile bankiet kosztował w jedzeniu wobec tego, ile przyniósł.
Faktura w systemie księgowym hotelu albo w programie do fakturowania, z tymi samymi danymi i kwotami co w podsumowaniu.
Manage My Restaurants Events nie wystawia faktur. Daje Ci liczby i podsumowanie, na podstawie których wystawiasz fakturę.
Gdy towarzystwo zarezerwuje kolację na przyszłoroczną konferencję, zacznij od karty klienta: ten bankiet będzie już na liście jego wcześniejszych imprez.
Najczęstsze pytania
Czy aplikacja ma generator BEO?
Nie. Kartę imprezy w stylu BEO budujesz z własnych szablonów dokumentów i przebiegu imprezy, wypełnianych danymi z tej samej imprezy.
Zapytania prowadzimy w programie dla działu sprzedaży. Gdzie tu miejsce na Manage My Restaurants Events?
Manage My Restaurants Events obejmuje samą realizację wydarzenia: klienta, liczbę gości, menu, przebieg imprezy, zadania, zmiany i dokumenty. Porównanie z narzędziem nastawionym na sprzedaż znajdziesz w tekście Perfect Venue czy Manage My Restaurants Events.
Następny bankiet poprowadź przy jednej imprezie
Klient, liczba gości, menu i koszt porcji, usługi dodatkowe, przebieg imprezy, zadania, zmiany i dokumenty, wszystko przy tej samej imprezie. Zobacz cennik: 14 dni za darmo, wymagana karta.