Firmówka na 60 osób w restauracji: przykład krok po kroku

W skrócie: w Manage My Restaurants Events całą firmówkę prowadzisz w jednym miejscu, od pierwszego zapytania do rozliczenia następnego dnia.

• Przygotowanie. Firmę zapisujesz jako klienta i zakładasz imprezę ze wstępną liczbą gości. Układasz menu z wariantami dietetycznymi, co daje koszt porcji i listę zakupów. Nagłośnienie dopisujesz jako dodatek, a to, ile wieczór kosztuje lokal, jako koszty restauracji.

• Udostępnianie i dokumenty. Osoba po stronie klienta widzi przebieg imprezy przez link, bez zakładania konta. Kuchnia i obsługa wchodzą do imprezy przez swoją zmianę albo zadanie. Potwierdzenie, kartę dla kuchni i podsumowanie robisz z szablonów dokumentów wypełnianych danymi imprezy i eksportujesz do PDF.

• Faktura. Aplikacja nie wystawia faktur. Fakturę wystawiasz w swoim programie do fakturowania.

Poniżej jeden przykład od pierwszego maila do rozliczenia. Pełną listę kontrolną do każdego kroku znajdziesz w poradniku o tym, jak przygotować imprezy firmowe w restauracji.

Przykładowa firmówka (wymyślona na potrzeby tekstu): kolacja dla 60 osób z firmy IT, w czwartek wieczorem. Sala prywatna, kolacja serwowana z trzech dań, 15-minutowe wystąpienie prezesa, koniec o 23:00. Wszystkie kwoty są przykładowe, netto.

Krok 1: zapytanie o firmówkę zamienia się w klienta i imprezę

W poniedziałek, pięć tygodni przed terminem, office managerka pisze z zapytaniem o firmówkę: „Kolacja dla zespołu, około 60 osób, krótkie wystąpienie prezesa, do 23:00 musimy wyjść”.

Manager robi dwie rzeczy:

1. Zapisuje klienta. Firma IT trafia do bazy jako klient, a office managerka jako osoba kontaktowa. Gdy ta sama firma zapyta o letnią imprezę albo o wigilię firmową, zaczynasz od tego klienta i jego wcześniejszych imprez.

2. Zakłada imprezę przy tym kliencie: data, sala i wstępna liczba gości: 60. Ostateczna liczba trafi później do osobnego pola, więc nikt nie pomyli liczby z zapytania z potwierdzoną.

Krok 2: menu na firmówkę z dietami i kosztem talerza

Manager układa menu na firmówkę: przystawka do dzielenia, danie główne w wersji standardowej, wegetariańskiej, wegańskiej i bezglutenowej oraz deser. Przy każdym daniu jest szacunkowy koszt porcji, który wpisujesz sam. Danie główne wychodzi na przykład 85 zł za talerz. Widzisz więc, czy proponowane 280 zł za osobę ma sens, zanim wyślesz ofertę.

Dwa tygodnie przed imprezą office managerka przysyła diety: 8 osób wegetariańskich, 3 wegańskie i 2 bezglutenowe, w tym jedna z celiakią. Nazwisko tej osoby trafia do notatki przy daniu, żeby kuchnia i obsługa wiedziały, kto dostaje ten talerz.

Z menu aplikacja generuje listę zakupów. Powstaje ona z menu w obecnym kształcie, a nie z pola z liczbą gości, i nie aktualizuje się sama. To ważne w kroku 6. Jak liczyć koszt menu, opisujemy w tekście Jak policzyć koszt menu na imprezę. Jak to działa w aplikacji, zobaczysz na stronie menu eventu.

Krok 3: nagłośnienie jako dodatek, technik w kosztach restauracji

Do wystąpienia prezesa potrzebne są rzutnik, ekran i dwa mikrofony. Nagłośnienie i multimedia dopisujesz do imprezy jako dodatek, osobno od menu, za 1400 zł. Dodatki to wycenione pozycje, które wchodzą w sumę imprezy.

To, ile wieczór kosztuje lokal, zapisujesz w kosztach restauracji przy tej imprezie: zewnętrzny technik za 800 zł i wynajęta mównica za 250 zł. To Twoje wydatki, a nie pozycje dla klienta. Gdy po imprezie otworzysz ją jeszcze raz, widzisz, co trzeba było wydać.

Krok 4: przebieg firmówki dla osoby bez konta

Manager układa przebieg firmówki od godziny zakończenia:

Office managerka nie ma konta w aplikacji i nie musi go zakładać. Udostępniasz jej przebieg imprezy linkiem. Widzi aktualne punkty i godziny, a jeśli prześle link asystentce prezesa, ona też. Link służy tylko do podglądu i domyślnie wygasa 24 godziny po zakończeniu imprezy. Gdy wygenerujesz nowy, stary przestaje działać. Więcej gotowych układów znajdziesz w tekście Przykładowe harmonogramy imprezy.

Krok 5: potwierdzenie firmówki dla klienta i karta dla kuchni

Raz przygotowałeś dwa szablony dokumentów:

• potwierdzenie ustaleń dla klienta,

• kartę dla kuchni.

Pola uzupełniają się danymi z imprezy i klienta: nazwą firmy, datą, liczbą gości i sumą imprezy. Oba dokumenty generujesz z imprezy i eksportujesz do PDF. Klient dostaje potwierdzenie ustaleń z menu i pozycją za sprzęt. Kuchnia dostaje dania, liczby porcji dietetycznych, notatki i godziny. Dane są te same, układ inny.

Krok 6: ostateczna liczba gości dwa dni przed firmówką

We wtorek w południe, w uzgodnionym terminie, office managerka potwierdza 54 osoby. Manager wpisuje 54 jako ostateczną liczbę gości i robi dwie rzeczy, których aplikacja nie zrobi sama:

1. Zmienia ilości w menu na 54, z poprawionymi dietami (41 standardowych, 8 wegetariańskich, 3 wegańskie, 2 bezglutenowe).

2. Generuje listę zakupów ponownie z poprawionego menu, żeby zamówienie było na 54 talerze, a nie na 60.

Szacunkowy koszt porcji pokazuje teraz koszt jedzenia dla 54 osób. Kartę dla kuchni generujesz jeszcze raz, żeby wydawka pracowała na właściwych liczbach.

Jeśli nie masz jeszcze ustalonego terminu na podanie ostatecznej liczby gości, sprawdź listę kontrolną liczby gości w poradniku o imprezach firmowych.

Krok 7: wieczór firmówki — zespół wchodzi przez swoją zmianę

Firmówkę układają właściciel i manager. Pracownicy wchodzą do niej przez swoją zmianę albo przez zadanie, na przykład „ustawić salę prywatną do 17:30”. Kuchnia i obsługa mają więc przed sobą menu, notatki o dietach i przebieg imprezy na ten wieczór. Ile osób zaplanować, podpowie tekst Plany obsady na 80, 100 i 150 gości.

O 22:40 asystentka prezesa prosi o pół godziny dłużej przy barze. Gospodarz po stronie klienta się zgadza, a manager dopisuje przedłużenie baru za 900 zł jako dodatek.

Krok 8: rozliczenie następnego dnia

Rozliczenie opiera się wyłącznie na dokumentach i kosztach. To trzy kroki:

1. Podsumowanie z szablonu. Zawiera ostateczną liczbę gości, wykorzystane dodatki i sumę imprezy. Przykład: 54 osoby × 280 zł = 15 120 zł, do tego nagłośnienie i multimedia 1400 zł oraz przedłużenie baru 900 zł, razem 17 420 zł netto.

2. Sprawdzenie Twojej strony. Koszty restauracji przy imprezie pokazują, ile wydał lokal: 1050 zł za technika i mównicę.

3. Faktura w Twoim programie do fakturowania albo w biurze rachunkowym, z tymi samymi danymi firmy i kwotami co w podsumowaniu.

Manage My Restaurants Events nie wystawia faktur. Daje Ci liczby i PDF, na podstawie których wystawiasz fakturę.

Jeśli ten sam klient wróci w grudniu, zacznij od jego karty klienta i zajrzyj do poradnika Wigilia firmowa w restauracji.

Najczęstsze pytania

Czy klient musi mieć konto, żeby zobaczyć plan?

Nie. Udostępniasz mu przebieg imprezy linkiem. Klient może go tylko przeglądać, a link domyślnie wygasa 24 godziny po zakończeniu imprezy.

Czy lista zakupów zmienia się, gdy zmienia się liczba gości?

Nie. Zmień ilości w menu na ostateczną liczbę gości, a potem wygeneruj listę zakupów ponownie.

Czy Manage My Restaurants Events wystawi fakturę?

Nie. Aplikacja tworzy podsumowanie z Twojego szablonu jako PDF. Fakturę wystawiasz w swoim systemie.

Czy aplikacja działa po polsku?

Tak, działa po polsku i po angielsku.

Następną firmówkę poprowadź w jednym miejscu

Klient, liczba gości, menu, dodatki, koszty, przebieg imprezy, zespół i dokumenty, wszystko przy tej samej imprezie. Zobacz cennik: 14 dni za darmo, wymagana karta.