Decyzja o wdrożeniu programu do zarządzania restauracją najczęściej nie wynika z potrzeby „unowocześnienia” działalności. Zazwyczaj pojawia się w momencie, kiedy dotychczasowy sposób pracy przestaje być wystarczający, a wraz ze wzrostem liczby zamówień, wydarzeń i ustaleń z klientami rośnie liczba informacji, które trzeba kontrolować. Jeżeli są one rozproszone – w notatkach, arkuszach i wiadomościach – coraz trudniej nad nimi zapanować. Szukasz systemu, który pomoże ci usystematyzować pracę, kontrolować wydatki i pracowników, jednocześnie odciążając Cię maksymalnie? Przeczytaj nasz poradnik, w którym dowiesz się jakie systemy do zarządzania reaturacją istnieją, jakie funkcje mają i na co warto zwrócić uwagę!
Jak wygląda zarządzanie restauracją bez systemu
W wielu lokalach organizacja pracy przy wydarzeniach i eventach opiera się na kilku rozwiązaniach:
arkusz Excel do wydarzeń i ustaleń
notatki (papierowe lub w telefonie)
ustalenia przekazywane bezpośrednio między pracownikami - mailowo, telefonicznie lub (najgorszy system) ustnie
zakupy planowane na podstawie doświadczenia, kopiowania list zakupów z "podobnych" imprez z przeszłości, liczenia "na oko" i kupowania pod wpływem chwili podczas zakupów zaopatrzeniowych
Przy niewielkiej liczbie wydarzeń taki model jest możliwy do utrzymania i choć generuje niepotrzebne koszty, jest narażony na błędy ludzkie czy nieprecyzyjny sprawdza się do pewnego momentu... Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy wydarzeń jest więcej i zaczynają się nakładać , w proces zaangażowanych jest coraz więcej osób, a komunikacja się spiętrza. W takich warunkach nawet drobne nieścisłości zaczynają mieć GIGANTYCZNE znaczenie.
Co to oznacza w codziennej pracy
Najczęstsze sytuacje, które z tego wynikają:
lista zakupów nie zgadza się z ustalonym menu
kuchnia pracuje na innych danych niż manager
zmiany od klienta nie trafiają do wszystkich
koszty rosną, ale trudno wskazać dokładnie dlaczego
To są błędy, które nie wynikają z braku doświadczenia, tylko z tego, że system nie obejmuje całego procesu.
Jaki powinien być program do zarządzania restauracją
Podstawową funkcją systemu nie jest zastąpienie pracy zespołu. Jego zadaniem jest uporządkowanie danych, wprowadzenie procesów, które będą stałe i znane każdemu pracownikowi oraz ograniczenie liczby czynności wykonywanych ręcznie, uwalniając bloki czasowe, które będziesz mógł przeznaczyć na np. spotkania z nowymi klientami
W praktyce program powinien umożliwiać:
zapisanie całego wydarzenia w jednym miejscu
dostęp do aktualnych danych klienta i ustaleń
planowanie terminów w przejrzystym kalendarzu
uporządkowanie menu i usług dodatkowych
przygotowanie listy zakupów
przypisanie zadań pracownikom
kontrolę przebiegu dnia wydarzenia
Jeżeli część z tych elementów nadal funkcjonuje poza systemem, oznacza to, że nie obejmuje on całego procesu, zostawiając luki, przez które za jakiś czas znów wrócisz do punktu wyjścia
Dostępne rozwiązania – przykłady i ich zastosowanie
Na rynku funkcjonuje kilka grup systemów, które różnią się zakresem funkcjonalności.
Systemy sprzedażowe (POS)
Przykłady: POSbistro, GoPOS
Zakres:
obsługa zamówień
raporty sprzedaży
praca kelnerów
Zastosowanie:
dobrze sprawdzają się w codziennej obsłudze lokalu prowadzącego na stałe restaurację obsługującą przede wszystkim klientów detalicznych
Ograniczenia:
nie obejmują pełnej organizacji większych wydarzeń
nie łączą ustaleń z klientem z zakupami i przygotowaniem, są nastawione na pojedyncze drobne paragony
Systemy magazynowe i analityczne
Przykłady: Gastro (LSI), sBiznes Gastronomia
Zakres:
kontrola stanów magazynowych
kalkulacja food costu
raporty
Zastosowanie:
przy większych lokalach i rozbudowanej kuchni
Ograniczenia:
skupiają się na analizie i kontroli
w mniejszym stopniu wspierają codzienną organizację wydarzeń
Gdzie pojawia się luka
W praktyce wiele restauracji korzysta z kilku systemów jednocześnie, które nie komunikują się ze sobą. Jeden odpowiada za sprzedaż, drugi za magazyn, a organizacja wydarzeń pozostaje poza nimi – w arkuszach, notatkach, kalendarzach lub głowie właściciela.
To oznacza, że:
dane nie są ze sobą powiązane
część informacji trzeba wprowadzać ręcznie w kilku miejscach
zmiany nie są aktualizowane wszędzie jednocześnie
nikt nie ma pełnego obrazu wydarzenia w jednym miejscu
I właśnie tutaj powstaje największy problem – nie w braku narzędzi, tylko w braku spójnego procesu.
Jak wygląda podejście oparte na jednym systemie
Rozwiązaniem nie jest kolejny program, tylko zmiana podejścia. Zamiast kilku narzędzi – jeden system, który obejmuje cały przebieg wydarzenia. Tak działa aplikacja Manage My Restaurants.
Jak to może wyglądać w praktyce
Podczas pierwszego spotkania z Klientem:
wprowadzasz jego dane osobowe, informacje niezbędne do rozliczenia i wszystkie szczegóły dotyczące planowanego wydarzenia
wybierasz pakiet stworzony indywidualnie dla Twojego obiektu, który odpowiada realnej ofercie
określasz liczbę osób, dodajesz usługi dodatkowe oraz gratisy dla mocno negocjujących Klientów ;)
generujesz automatycznie umowę, na której pojawią się "zaciągnięte" z profilu Klienta dane, informacje o evencie oraz finalna cena, a po spotkaniu wysyłasz maila z podsumowaniem ustaleń i podziękowaniem za zaufanie (tak, tutaj też dane wskoczą z "automatu", za jednym kliknięciem myszki ;))
w momencie zaakceptowania i zapisania wydarzenia z konkretnym menu, automatycznie generuje się lista zakupów, którą możesz wygodnie za pomocą linka przesłać pracownikowi zajmującemu się zaopatrzeniem. Zakupy przestają być szacowaniem, a zaczynają wynikać z konkretnych danych. Kuchnia dostaje konkretne zestawienie - co, kiedy i w jakiej ilości ma zostać przygotowane, w programie są zapisane przepisy, które można łatwo wydrukować lub udostępnić, kończąc z procederem dań, które co tydzień smakują nieco inaczej, ale nie wiadomo co i w jakiej proporcji zostało zmienione.
przypisujesz do wydarzenia listy zadań oraz pracowników z grafiku, a w dniu wydarzenia tylko kontrolujesz postęp prac - punkty z check listy z każdą minutą znikają jeden po drugim, kuchnia nie zagląda co chwilę do biura z pytaniem lub informacją, że zabrakło rukoli, a barszczu będzie "na styk" i nikt nie jest zaskoczony gdy przy recepcji pojawia się animatorka i fotograf, którzy widnieją w aplikacji jako "usługi dodatkowe"
Wszystkie informacje są zapisywane od razu w jednym miejscu. Bez przepisywania, bez uzupełniania „po spotkaniu” i bez bałaganu. Procedury są jasne, a wdrożenie nowych pracowników do organizacji staje się łatwe i szybkie. Klient otrzymuje usługę dopiętą na ostatni guzik, wiedząc, że trafił na miejsce, do którego wróci z każdym następnym wydarzeniem.
Różnica w praktyce
W tradycyjnym modelu dane są rozproszone, a decyzje opierają się na doświadczeniu i pamięci.
W podejściu systemowym:
dane są powiązane
system je przelicza
proces jest powtarzalny i przewidywalny
Wniosek
W pewnym momencie prowadzenia restauracji przestaje chodzić o to, czy „da się to ogarnąć”.
Da się – tak jak do tej pory. Na kartkach, w Excelu, w rozmowach i na doświadczeniu. Pytanie brzmi: jakim kosztem?
Każda nieścisłość, każda niedopisana zmiana, każda lista zakupów robiona „na oko” to realne pieniądze, które wychodzą z biznesu. To również czas, który zamiast przeznaczyć na rozwój, sprzedaż i nowych klientów, idzie na pilnowanie rzeczy, które powinny działać same. Program do zarządzania restauracją ma sens tylko wtedy, gdy przejmuje ten cięża - nie jako dodatek do obecnego sposobu pracy, ale jako jego fundament.
Jeżeli system nie obejmuje całego procesu – od pierwszego spotkania z klientem, przez ustalenia, zakupy i przygotowanie, aż po realizację wydarzenia – to wcześniej czy później wrócisz do punktu wyjścia.
Natomiast w momencie, kiedy wszystkie te elementy są połączone:
decyzje przestają być zgadywaniem
koszty zaczynają być przewidywalne
zespół pracuje według jednego, jasnego schematu
a właściciel odzyskuje kontrolę nad tym, co dzieje się w jego lokalu
I to jest realna różnica. Zainteresowany? Kliknij i umów się na prezentację programu Manage My Reastaurants.