Excel może być bardzo dobrym narzędziem na początku. Pozwala szybko stworzyć kalendarz wydarzeń, zapisać liczbę gości, przygotować prostą listę zakupów i zebrać najważniejsze ustalenia z klientem.
Problem nie zaczyna się więc w momencie otwarcia pierwszego arkusza.
Pojawia się wtedy, gdy jedna zmiana dotycząca wydarzenia musi zostać ręcznie wpisana w kilku miejscach, przekazana kilku osobom i ponownie sprawdzona przed realizacją.
Klient zmienia liczbę gości z 80 na 92. Manager aktualizuje arkusz. Pozostają jednak kolejne pytania:
Czy kuchnia otrzymała nową liczbę?
Czy zmieniono zapotrzebowanie na produkty?
Czy trzeba zwiększyć liczbę stołów i nakryć?
Czy plan obsługi nadal jest wystarczający?
Czy zaktualizowano finalną cenę i dokumenty klienta?
Excel może przechować nową liczbę. Nie gwarantuje jednak, że wszystkie powiązane elementy procesu również zostaną zaktualizowane.
I właśnie tutaj przebiega granica między arkuszem do zapisywania danych a systemem do zarządzania operacjami restauracji i eventów.
Dlaczego restauracje tak często zaczynają od Excela?
Popularność Excela nie jest przypadkowa. Arkusze są:
łatwo dostępne,
stosunkowo tanie,
znane większości pracowników,
elastyczne,
szybkie do przygotowania,
możliwe do dopasowania do własnego sposobu pracy.
Na początku można w nich zapisywać:
terminy wydarzeń,
dane klientów,
liczbę gości,
wybrane menu,
dodatkowe usługi,
orientacyjne koszty,
proste listy zakupów,
podział pracowników.
Jeżeli lokal organizuje kilka nieskomplikowanych wydarzeń miesięcznie, a większość ustaleń kontroluje jedna osoba, taki model może być wystarczający.
Excel nie jest więc błędem. Jest narzędziem, które dobrze działa w określonej skali.
Trudność pojawia się wtedy, gdy skala i liczba zależności zaczynają rosnąć.
Kiedy Excel nadal może wystarczać?
Arkusz może być dobrym rozwiązaniem, jeśli:
lokal organizuje niewiele wydarzeń,
każde wydarzenie ma podobny przebieg,
menu i oferta rzadko się zmieniają,
jedna osoba prowadzi cały proces,
liczba pracowników zaangażowanych w przygotowanie jest niewielka,
zakupy nie wymagają dokładnego przeliczania receptur,
większość informacji mieści się w jednym pliku,
aktualizacje nie muszą trafiać jednocześnie do kilku działów.
W takim przypadku wdrożenie rozbudowanego systemu może nie być jeszcze konieczne.
Warto jednak regularnie sprawdzać, czy Excel nadal ułatwia pracę, czy stał się kolejnym elementem wymagającym stałej kontroli.
Siedem sygnałów, że Excel przestaje wystarczać
1. Jedna zmiana wymaga aktualizacji kilku miejsc
Informacja o zmianie liczby gości trafia do głównego arkusza, ale trzeba ją również poprawić:
w dokumencie dla kuchni,
na liście zakupów,
w planie ustawienia sali,
w grafiku,
w podsumowaniu dla klienta.
Im więcej miejsc trzeba aktualizować ręcznie, tym większe ryzyko, że jedno z nich pozostanie niezmienione.
2. Tylko jedna osoba rozumie cały arkusz
Plik może wyglądać na uporządkowany, ale jego logika jest czytelna wyłącznie dla osoby, która go stworzyła.
Kolory, skróty, dodatkowe zakładki i własne oznaczenia zaczynają pełnić funkcję nieformalnego systemu, którego nie zna reszta zespołu.
Gdy pracownicy nadal muszą pytać managera, gdzie znajduje się aktualna informacja, dane nie są naprawdę dostępne dla całego zespołu.
3. Powstaje kilka wersji tego samego pliku
W folderze pojawiają się dokumenty o nazwach:
final,
final2,
poprawione,
aktualne,
aktualne_nowe,
wersja_po_spotkaniu.
W pewnym momencie trudno jednoznacznie stwierdzić, który dokument jest obowiązujący.
4. Ważne informacje funkcjonują poza Excelem
Arkusz zawiera podstawowe dane, ale poprawki klienta pozostają w:
wiadomościach,
mailach,
notatkach w telefonie,
papierowym notesie,
ustnych ustaleniach.
W praktyce pełny obraz wydarzenia istnieje wyłącznie w głowie managera, który łączy informacje z kilku źródeł.
5. Dane trzeba ręcznie przepisywać
Te same informacje pojawiają się kolejno w:
bazie klientów,
ofercie,
umowie,
arkuszu wydarzenia,
dokumencie kuchni,
liście zakupów,
grafiku pracowników.
Każde ponowne wpisanie danych zabiera czas i tworzy kolejne miejsce, w którym może pojawić się nieścisłość.
6. Sprawdzenie statusu wymaga kontaktu z kilkoma osobami
Manager nie widzi od razu, co zostało wykonane.
Aby sprawdzić stan przygotowań, musi zapytać:
kuchnię,
osobę odpowiedzialną za zakupy,
pracowników przygotowujących salę,
osobę kontaktującą się z usługodawcami,
klienta.
Arkusz przechowuje ustalenia, ale nie pokazuje pełnego postępu realizacji.
7. Lista zakupów powstaje na podstawie szacunków
Zakupy są planowane przez:
kopiowanie listy z podobnego wydarzenia,
ręczne przeliczanie ilości,
doświadczenie pracownika,
dodawanie zapasu „na wszelki wypadek”.
Takie podejście może działać, ale utrudnia sprawdzenie, z czego dokładnie wynika zapotrzebowanie i dlaczego koszt konkretnego wydarzenia wzrósł.
Największa różnica: przechowywanie danych a połączenie procesu
Excel dobrze przechowuje dane.
Może zawierać:
nazwę klienta,
termin,
liczbę gości,
wybrane menu,
cenę,
podstawowe notatki.
System operacyjny powinien natomiast łączyć te informacje z kolejnymi etapami pracy.
Przykładowo liczba gości nie powinna być jedynie wartością w komórce. Może wpływać na:
ilości produktów,
przygotowanie kuchni,
liczbę nakryć,
zapotrzebowanie na personel,
wartość oferty,
dokumenty wydarzenia.
Podobnie finalne menu nie powinno funkcjonować jako osobny plik. Powinno być powiązane z:
wydarzeniem,
klientem,
wybranym pakietem,
recepturami,
składnikami,
zadaniami kuchni,
listą zakupów.
W arkuszu takie zależności trzeba samodzielnie zaprojektować, utrzymywać i kontrolować.
W dedykowanym systemie stanowią one część zaplanowanego procesu.
Czynnik ludzki w pracy z arkuszami
Każdy arkusz jest tak wiarygodny, jak dane i formuły, które się w nim znajdują.
Problem może spowodować:
nadpisana komórka,
źle skopiowana formuła,
niewłaściwy zakres danych,
brak aktualizacji jednej zakładki,
przypadkowe usunięcie informacji,
praca na wcześniejszej wersji pliku.
Najtrudniejsze są błędy, których nie widać od razu.
Nieprawidłowa liczba może zostać zauważona dopiero wtedy, gdy:
zabraknie produktu,
zakupiono zbyt dużą ilość składników,
koszt wydarzenia nie zgadza się z założeniami,
kuchnia przygotowała niewłaściwą liczbę porcji,
obsada nie odpowiada rzeczywistej skali imprezy.
Nie oznacza to, że dedykowany program całkowicie eliminuje pomyłki. Może jednak ograniczyć liczbę miejsc, w których dane trzeba wprowadzać ręcznie, i wyraźnie wskazać jedną aktualną wersję ustaleń.
Ukryty koszt rozbudowywania własnego systemu
Excel jest postrzegany jako rozwiązanie bez dodatkowych kosztów. Samo korzystanie z arkusza może być tanie, ale stworzenie własnego modelu pracy wymaga czasu.
Ktoś musi:
zaprojektować strukturę plików,
stworzyć formuły,
przygotować oznaczenia,
pilnować kolejnych wersji,
wyjaśnić zasady zespołowi,
poprawiać arkusze wraz ze zmianą procesu,
kontrolować poprawność danych.
Jeżeli po pewnym czasie lokal wdraża dedykowany program do zarządzania restauracją, dochodzi również:
porządkowanie dotychczasowych zapisów,
przenoszenie danych,
zmiana procedur,
ponowne wdrożenie pracowników.
Nie oznacza to, że każda restauracja powinna od pierwszego dnia inwestować w rozbudowaną platformę. Warto jednak uwzględnić czas poświęcany na utrzymywanie własnego rozwiązania, zamiast porównywać wyłącznie cenę abonamentu z ceną arkusza.
Czym system do zarządzania restauracją różni się od Excela?
Najważniejsza różnica nie polega na wyglądzie panelu ani liczbie funkcji.
Dedykowany system powinien zapewnić strukturę, w której:
klient jest powiązany z wydarzeniem,
wydarzenie zawiera aktualne ustalenia,
pakiet można przekształcić w finalne menu,
menu jest połączone z przygotowaniem kuchni,
pracownicy są przypisani do konkretnych obowiązków,
zadania mają terminy i statusy,
dokumenty korzystają z zapisanych wcześniej danych,
manager widzi postęp przygotowań.
Raz wprowadzona informacja może być wykorzystywana na kolejnych etapach, zamiast być ponownie przepisywana.
System nie zastępuje pracy managera. Powinien natomiast ograniczać zadania, które nie wymagają jego doświadczenia — kopiowanie danych, sprawdzanie wersji dokumentów i osobne przekazywanie każdej aktualizacji.
Jak może wyglądać połączony proces?
Klient kontaktuje się z lokalem w sprawie organizacji przyjęcia na 120 osób.
Manager tworzy profil klienta i wydarzenie, a następnie zapisuje:
termin,
przewidywaną liczbę gości,
wybrany pakiet,
dodatkowe usługi,
wymagania dotyczące menu,
ważne terminy i ustalenia.
Po kolejnych rozmowach powstaje finalne menu. Jest ono przypisane do wydarzenia, a nie przechowywane jako niezależny dokument.
Na podstawie ustaleń można następnie przygotować:
zapotrzebowanie na składniki,
listę zakupów,
plan pracy kuchni,
zadania pracowników,
dokumenty dla klienta,
harmonogram przygotowań.
Jeżeli liczba gości się zmienia, aktualizacja trafia do głównego wydarzenia. Zespół nie musi szukać nowej wartości w kolejnej wiadomości ani ustalać, który załącznik jest aktualny.
Manager nadal nadzoruje proces, ale nie jest jedynym miejscem, w którym łączą się wszystkie informacje.
Jak ManageMyRestaurants.Events podchodzi do tego problemu?
ManageMyRestaurants.Events powstaje jako platforma do zarządzania operacjami restauracji i eventów.
Łączy między innymi:
klientów,
wydarzenia,
pakiety,
finalne menu,
napoje,
usługi dodatkowe,
składniki i receptury,
pracowników,
zadania,
informacje potrzebne do przygotowania realizacji.
Celem platformy nie jest stworzenie kolejnego miejsca do ręcznego przepisywania danych.
Informacje zapisane na etapie rozmowy z klientem mają pozostawać częścią kolejnych etapów organizacji wydarzenia — od oferty i menu po przygotowanie kuchni, pracę zespołu i realizację.
Więcej o dostępnych rodzajach systemów przeczytasz w artykule: „Program do zarządzania restauracją – na co zwrócić uwagę i czym różnią się dostępne rozwiązania”.
Kiedy warto rozważyć przejście z Excela na system?
Nie ma jednej liczby wydarzeń, po której każdy lokal powinien zmienić narzędzie. Ważniejsze są objawy procesu.
Warto rozważyć zmianę, gdy:
jedna aktualizacja wymaga poprawienia kilku dokumentów,
tylko jedna osoba zna pełny status wydarzenia,
kuchnia i obsługa otrzymują informacje różnymi kanałami,
trudno ustalić aktualną wersję menu lub oferty,
pracownicy regularnie dopytują o szczegóły,
zakupy są liczone ręcznie lub na podstawie poprzednich imprez,
zadania nie mają przypisanych osób i terminów,
rozbudowywanie arkuszy zajmuje coraz więcej czasu,
nowi pracownicy długo uczą się indywidualnego systemu oznaczeń.
Nie oznacza to, że Excel natychmiast przestał działać.
Oznacza jednak, że utrzymanie arkusza zaczyna wymagać coraz większej liczby ręcznych czynności, które dedykowany system może połączyć w jeden proces.
Excel porządkuje dane. System powinien porządkować pracę
Excel może być dobrym pierwszym krokiem pomiędzy papierowym notesem a bardziej uporządkowanym sposobem działania.
Nie został jednak zaprojektowany jako wspólne centrum operacyjne dla klienta, menu, kuchni, pracowników, zadań i realizacji wydarzenia.
Moment zmiany nie przychodzi wtedy, gdy arkusz całkowicie przestaje działać. Pojawia się wtedy, gdy jego obsługa zaczyna wymagać więcej czasu, kontroli i komunikacji, niż rzeczywista organizacja wydarzenia.
ManageMyRestaurants.Events łączy te elementy w jednym procesie operacyjnym.
Masz pytania dotyczące działania platformy? Skontaktuj się z naszym zespołem.
Dołącz do waitlisty, aby otrzymać wcześniejszy dostęp i zobaczyć, jak połączyć klientów, wydarzenia, kuchnię oraz zespół w jednym systemie!